Schnelle und effektive Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Das Unternehmen zu digitalisieren, bietet viele Chancen und ist heutzutage unvermeidbar. Besonders die aktuelle Pandemielage zeigt, dass Unternehmen, die schnell und unkompliziert digitalisieren können, Wettbewerbsvorteile generieren. Digitale Geschäftsprozesse stellen den Kern des digitalen Unternehmens dar.

Doch wie können schnell und unkompliziert Geschäftsprozesse digitalisiert werden?
Wie kann der Erfolg gemessen werden?

Diese Fragen wollen wir Ihnen anhand des folgenden Beispiels erklären.

Beispiel: Digitalisierung des Anwendungsfalls zur Angebotserstellung

Als Beratungsunternehmen nimmt man an Ausschreibungen teil, auf die man mit einem individuellen Angebot reagiert. Der Prozess bis zur Erstellung und Versendung eines Angebots als Reaktion auf eine Ausschreibung ist ein erfolgskritischer Teil der Wertschöpfung in unserem Unternehmen und soll schnell, effizient und fehlerlos ablaufen, damit Kundenerwartungen erfüllt oder übertroffen werden. Deshalb hat unser ECS-Bereich als Spezialist für Customer Communication vor einiger Zeit unseren Angebotsprozess komplett digitalisiert und teils automatisiert.

Zuerst wurde der zum Teil analoge Prozess beschrieben und dokumentiert und mittels des digitalen Reifegradmodells von Appelfeller & Feldmann (2018) der digitale Reifegrad ermittelt. Dies erfolgte über vier Kriterien:

• den Digitalisierungsgrad: Wie viele Prozessschritte verlaufen IT-unterstützt?
• den Digitalen Automatisierungsgrad: Wie viel Prozent der Prozessschritte werden komplett von IT-Systemen durchgeführt?
• den Digitalen Integrationsgrad: Wie viel Prozent der Prozessschritte werden durch ein einheitliches IT-System abgebildet?
• den Digitalen Selbststeuerungsgrad: Zu wie viel Prozent können Produkte autonom agieren?

Ausgangslage vor Prozessdigitalisierung
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Die Ergebnisse der Messung ergaben, dass der bestehende Prozess weitestgehend analog, komplett manuell, komplett isoliert und komplett fremdgesteuert abläuft. Der analoge Prozess hatte zudem einige Schwächen. Er war fehleranfällig, intransparent und dauerte zu lange. Diese Schwächen sollten mit der Digitalisierung des Prozesses in Stärken umgewandelt werden.

Mit Hilfe der Customer Communications Management (CCM) Software ISIS Papyrus entwickelten wir in enger Zusammenarbeit mit unserer Sales Abteilung innerhalb von fünf Wochen einen vollständig digitalisierten Soll-Prozess. Heute können alle Prozessdaten und Angebote zentral in ISIS Papyrus für das gesamte Unternehmen verfügbar gemacht werden, der Prozess läuft teils automatisiert, und ist auch via Smartphone-App verfügbar. So können Angebote schnell und unkompliziert mobil in real-time freigegeben werden wobei die abgelegten Profilinformationen der Berater dem Angebot beigesteuert werden.

Eine erneute Messung des digitalen Reifegrads ergab, dass der Prozess innerhalb von fünf Wochen, vollständig digitalisiert, teils automatisiert und vollständig in ein Tool integriert werden konnte. Eine Selbststeuerung war auch beim digitalen Prozess nicht vorgesehen. ISIS Papyrus bietet bei Bedarf zudem die Möglichkeit den Prozess komplett zu automatisieren.

Reifegrad des digitalisierten Prozesses
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Außerdem konnten folgende Vorteile durch die Digitalisierung des Prozesses mit ISIS Papyrus realisiert werden

• Hohe Prozesstransparenz
• Kosteneinsparung
• Geringe Fehleranfälligkeit
• Bessere Customer Experience durch schnellere Angebotserstellung
• Weitere Verbesserung des Prozesses mit BPO

ISIS Papyrus Software bietet uns künftig die folgenden weiteren Möglichkeiten zur schnellen und effektiven Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die wir schrittweise analysieren und implementieren.

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