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Content Management

 

Digitalisierung und Automatisierung in der Dokumentenverarbeitung

Viele erfasste Informationen aus Dokumenten können bei einer unsachgemäßen Inputorganisation ein Datenfriedhof bedeuten, auf dem keine Inhalte und Informationen aus vorhandenen Dokumenten gefunden werden können. Diese Aufgabe wird mittels eines strukturierten und bewährten Input Management erreicht, dass zukünftig die Dokumentenflüsse und die Informationsverfügbarkeit sichert.

Um die Inhalte der gespeicherten Dokumente inhaltlich qualitativ weiter verarbeiten zu können, ist es erforderlich die Inhalte der Dokumente passend zu qualifizieren. Jedes Dokument kann dafür bereits unmittelbar nach dem Capturing verarbeitet werden. Hierfür steht moderne Software zu Verfügung, die Dokumente automatisch klassifiziert und qualifiziert. Die benötigte Lösungsauswahl und die Business Case Erstellung wird hierbei von unseren Experten begleitet.

X-Rechnung

Im Wandel von elektronischen Rechnungen und mit Einführung des Standartformates X-Rechnung können Datensätze der Rechnungen im Eingangsrechnungsprozess automatisiert verarbeitet werden. Das digitale Archiv bietet hier vor allem zwei wesentliche Arbeitshilfen. Zum einen sind gängige digitale Archive in der Lage, die Inhalte einer E-Rechnung nach europäischem Standard auszulesen und für die maschinelle Verbuchung bereitzustellen. Fehler, die durch fehlerhafte Buchungserfassung passieren konnten, gehören damit der Vergangenheit an. Zusätzlich kann mit einem eingerichteten Viewer für X-Rechnungen eine Datensatzrechnung im Klartext lesbar gemacht werden. Auf diese Weise wird eine weitere wesentliche Anforderung der GoBD durch ein optimal eingerichtetes ECM System erfüllt.

Compliance zur Verarbeitung

Bei der Verarbeitung von gewonnenen Information aus digitalen Dokumenten sind weitere Compliance zu beachten. Besondere Herausforderungen sind dabei die die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Historie des Dokuments. Die frühe Überführung des Dokuments in ein elektronisches Archiv steigert die Sicherheit für die Vollständigkeit der Dokumente. Der dafür einzurichtende Unternehmensprozess wird von uns in der Beratung unterstützt.

Mit einem gemeinsam gut eingerichteten Erkennungsprozess schafft das Inputmanagement bei der inhaltlichen Belegverarbeitung einen hohen Grad an Automatisierung. Im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung erreicht man sehr gute Automatisierungswerte bis hin zur dunklen Rechnungsverbuchung. Mit steigender Informationsverfügbarkeit aus den Fachbereichen kann die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung schnell eine Erkennungsrate von 80% und mehr erreichen. Damit ergibt sich ein Wandel in der organisatorischen Prozesslandschaft, bei dem wir gerne von Beginn an beratend begleiten.

Beinhaltet der aufzustellende Eingangsprozess für das Unternehmen ein frühes Scannen der Dokumente, wird ein eine weitere Compliance Richtlinie erfüllt, der zukünftig einen zeitgerechten Erfassungszeitpunkt erwartet. Wie dies in Ihrem Unternehmen gestaltet werden kann, können wir auf Wunsch gerne für Sie skizzieren und die Umsetzung dazu begleiten. Sprechen Sie uns an.