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  • Strategien für die Dokumentenmigration

Strategien für die Dokumentenmigration

Die passende Strategie für die Migration von CCM-Systemen definieren

Kennen Sie den größten Aufwandstreiber bei der Migration von CCM-Systemen? Der größte Aufwandstreiber resultiert in der Regel aus dem Transfer der Dokumente aus dem Altsystem ins Neusystem. Hier liegt der größte Unterschied zu einem „normalen“ Digitalisierungsprojekt. 

Die Umstellung auf ein neues CCM/Output-Management-Systems kann viele Gründe haben. Der Hersteller des Altsystems kündigt die Wartung auf oder das Altsystem genügt nicht mehr den aktuellen Anforderungen an die moderne Welt der Kundenkommunikation. Nach der Produktauswahl für ein modernes Output-Management-System geht es an die Planung der Migration von Alt- auf Zielsystem. Die hohen Aufwände beim Dokumententransfer erfordern ein standardisiertes Vorgehen und können meist nicht durch die internen Mitarbeiter allein getragen werden.

Im vorherigen Artikel „CCM Migrationsstrategie“ wurde bereits das gesamte Standardvorgehen bei der Migration von CCM-Systemen vorgestellt. In diesem Artikel wollen wir uns auf den Abschnitt „Durchführung der Migration“ und der unterschiedlichen Transferarten sowie deren Einflussfaktoren konzentrieren (siehe markierten Abschnitt in Abb. 1 und die detaillierte Übersicht in Abb. 2).

Abb. 1 - Vorgehensmodell zu CCM-Migrationen (zum Vergrößern hier klicken)

 

Beginnend mit der Konzeptionsphase wird zunächst der Ist-Bestand an Dokumenten des bestehenden Output-Management-Systems ermittelt und die Ergebnisse in Form einer Dokumentenlandkarte zusammengefasst und konsolidiert. In einer Dokumentenlandkarte kann die komplette Dokumentenlandschaft abgebildet sowie die Komplexität der Dokumente bestimmt werden. Anhand dieser Landkarte lassen sich Schätzungen für den Dokumententransfer sowie die passende Migrationsstrategie ableiten. Ebenfalls können mit der Dokumentenlandkarte sogenannte Dokumentencluster definiert werden, um eine Migrationsreihenfolge der Dokumente festzulegen. Die Anzahl der Know-how-Träger im Unternehmen hat Auswirkungen auf die Planung der Migrationsreihenfolge der Dokumentencluster. Sind genügend Know-how-Träger vorhanden, bietet sich eine parallele Migration mehrerer Cluster an. Zudem unterstützt die Einstufung der Dokumente in Komplexitätsklassen das Projektmanagement bei der Planung des Projektes.

 

Abb. 2 - Transferarten und ihre Einflussfaktoren

Welche Transferstrategie für die eigene Migration die richtige ist, wird durch weitere Faktoren beeinflusst. Zum einen haben wir die Dokumentenkomplexität, für die gilt je höher die Komplexität eines Dokuments, desto höher der Transferaufwand. So kann die Neuentwicklung für ein Dokument zwischen 4 und 200 Personentagen betragen. Migrationsaufwände sind dagegen weitaus geringer. Mit Hilfe eines Dokumenten-Migrationstools können wir Dokumente auf das neue System übertragen. Der Aufwand eines neu entwickelten Dokuments liegt in der Versicherungsbranche bei durchschnittlich 10 Personentagen im Vergleich zu 2-4 Personentagen bei 1:1 migrierten Dokumenten. Häufig kommt hier auch eine Art Hybridlösung aus neu administrierten und automatisch migrierten Dokumenten in Frage. Ein Versicherungsschein wird in der Regel aufgrund seiner Komplexität neu administriert werden. Ein weniger komplexes Dokument wie eine Rechnung kann automatisiert migriert werden. Wie aufwändig eine Entwicklung von Dokumenten im Neu-System ist, ist auch abhängig von der Qualität der vorhandenen Dokumentation der Dokumente. Muss hier ggf. eine neue Spezifikation angelegt werden, sind die Aufwände umso höher. Ein weiterer Faktor ist die Kompatibilität zwischen Alt- und Zielsystem. Die Qualität des automatischen Transfers steigt mit der Kompatibilität der beiden Systeme und führt zu geringeren Fehlern in den migrierten Dokumenten.

Aufgrund der umfangreichen Standardaktivitäten bei Migrationsprojekte im CCM-Umfeld bietet sich zudem ein fabrikähnlicher Ansatz in Form einer „Document Factory“ an. Dabei werden Standardaktivitäten aus der Dokumentenentwicklung und dem Test ausgelagert, um Effizienz- und Kostenvorteile zu generieren. Wir werden in einem der nächsten Artikel einen tiefergehenden Blick auf das Thema „Document Factory“ werfen.