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Informationen Archivieren und Auffinden

Unternehmen sind aufgefordert, Dokumente mit Informationen zur Nachweispflicht zu archivieren. Zusätzlich bewahren Unternehmen Dokumente auf, um erworbenes Wissen und gewonnene Erfahrungen als Unternehmenswert verfügbar zu haben.

Ganz gleich ob der tägliche Posteingang, Ergebnisse aus Forschung und Entwicklung oder der Erfahrungsschatz von erfolgreich abgeschlossenen Projekten. Dokumente mit Informationen sollen leicht und möglichst automatisiert nach Ordnungsregeln abgelegt und archiviert werden. Input Management entwickelt eine prozessgesteuerte Ablage für Dokumente.

Mit Unterstützung der regelbasierten Archivierung schafft ein Unternehmen u.a. die Grundlage zur automatisierten Verteilung von Dokumenten an die Informationsempfänger. Gleichzeitig können elektronische Workflows eingesetzt werden, um die Dokumente, gekoppelt mit einer Aufgabe, als Arbeitsauftrag zuweisen zu können.

Ein Angestellter verbringt durchschnittlich 20% seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen, weil diese falsch oder in verschiedenen Systemen abgelegt sind. (Statistisches Bundesamt)

Die digitale Archivierung ermöglicht eine Ablage von zahlreichen gleichen und gleichartigen Dokumenten in einem Unternehmenssystem. Zur gezielten Auffindbarkeit machen sich gängige Digitalarchive zusätzlich zur Stichwortsuche auch die Volltextrecherche zu nutzen. Bestenfalls handelt es sich um eine semantische Suche unter Einbeziehung von Synonymen. Durch eine retrograde Auffindbarkeit der Informationen wird das verfügbare Wissensmanagement im Unternehmen verbessert und beschleunigt. Auf diese Weise ist eine schnelle Auffindbarkeit von wichtigen Informationen aus großen Dokumentenmengen möglich.

Auch die Archivierung von Dokumenten ist an Compliance gebunden, die wir mit Ihnen bei der Einrichtung eines digitalen Archivs berücksichtigen. Nur dann kann eine revisionssichere Archivierung aufgebaut werden, mit der Sie im Streitfall keine Beweiskraft verlieren.

Stellvertretend möchten wir Sie an dieser Stelle auf ein paar Anforderungen aufmerksam machen, die Ihnen helfen können die Revisionssicherheit Ihres Unternehmens auch digital zu bewahren. Digitale Dokumente sind nach einem Ordnungssystem abzulegen. Bei der Einrichtung eines digitalen Aktenplans für die automatisierte Archivierung unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung.

Bereits seit Jahrzehnten sind steuerliche Dokumente unverändert aufzubewahren. Das gilt auch für digitale Dokumente. Office-Dokumente und PDF Dokumente sind originär veränderbar. Nur ein entsprechend korrekt eingerichtetes Dokumentenmanagement System kann die Unveränderbarkeit nach den Anforderungen von GoBD und DSGVO gewährleisten. Mit dem Wissen und der Erfahrung der BDO AG unterstützen wir Sie bei der Einrichtung nach den gültigen Richtlinien.